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用Office2003帮助教学管理信息化

在教学工作中,我们身边有很多免费的午餐,比如用 Excel2003 方便地进行分班、成绩分析统计、排座位,当然也可以请小软件帮忙。还有很多免费的提供教案、PPT资源下载的网站,以及一些远程教育网站,可以与很多名师交流。你是否能有效地品尝、消化并利用呢?

Excel编班一点通

开学了,新一轮的新生编班工作又开始了,以前手工分班好几人忙乎一个通宵还经常出错。把任务交给Excel吧,如果新生名单提前录入好的话,半个小时就能完成工作。

新生名单分好类

打开 Excel2003 ,首先建立一个列标题为“姓名”、“考分”、“性别”、“民族”、“班别”、“备注”的工作表,并在工作表内录入或粘贴新生名单。可在“民族”一列后面增加一列“民族2”,把“民族”这列的内容全部复制过来,以“民族2”为主要关键字应用“排序”命令进行排序,然后把“汉族”以外的族别全部替换成“非汉族”。

均匀分配有标尺

科学分配很重要。各班的男生与女生、汉族与少数民族要搭配均匀。在新生名单中,可以用“排序”把这四部分学生分开,各部分学生又按考分降序排序。单击菜单栏内的“排序”,“主要关键字”选择“族别2”,“次要关键字”选择“性别”,“第三关键字”选择“考分”,考分一定要选择“降序”。确定,完成排序。好了,现在名单已经被分成了“汉族男生”、“汉族女生”、“非汉族男生”、“非汉族女生”这四个部分。可以进行编班了,假如要分为5个班,首先在“汉族男生”部分中的“班别”一列的各行中依次从上到下输入1、2、3、4、5,接着输入5、4、3、2、1,如此循环往复直到汉族男生的最后一行。按同样的方法把其他三部分学生平均分配到各班去。

分类汇总看成绩

编班工作初步完成后,还需对各班的平均分进行调整,使各班的平均分基本接近,不要悬殊太大。可使用分类汇总这一快速方法,先查看工作表的大项目的分类汇总,若要查看详细内容,再打开带“+”号的列层级就可列出所有明细项目。在使用“分类汇总”命令前必须对数据的分类字段进行排序,因为要计算各班的平均分,所以就以“班别”作为分类字段进行排序,在“主要关键字”中选择“班别”(升序),“次要关键字”中选择“考分”(降序),“第三关键字”选择“无”,四部分的学生就分别按考分从高到低集中到各个班去了。完成此排序后,紧接着选择“数据”菜单的“分类汇总”命令,在对话框的“分类字段”中选择“班别”,“汇总方式”中选择“平均值”,“选定汇总项”中勾选“考分”,确定,各班的平均分汇总就出来了。
若要查看全部学生平均分的情况,可单击左上角的“1”、“2”、“3”三个按钮中的“1”,单击“2”可查看各班平均分的汇总情况;查看各班的详细情况,可单击各班分类汇总行左边所对应的“+”号按钮;取消显示该分类汇总项的详细情况,可单击该分类汇总左边“-”按钮;去掉分类汇总,可在图2所示的对话框中单击“全部删除”按钮。如果各班平均分有悬殊,直接调整学生对应的“班别”处的数字。假设要把“1班”的某个高分学生和“3班”的某个低分学生对调,直接把“班别”处的这两个学生对应的数字对换即可。删除“族别2”这列(此列到此时已无用处),再对“班别”进行一次排序,编班工作就大功告成了。

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